Estamos sobrecarregados com tarefas e o que me parece é que hoje com os níveis de eficiência a aumentarem, a expectativa de fazermos muito mais no mesmo tempo paira no mundo corporativo.
Ter sistemas de gestão de tarefas é um passo importante para a organização e não vejo como as empresas podem ser muito eficientes sem serem bastante organizadas.
A unidade básica da organização é a tarefa, uma “todo”, uma linha da sua checklist e hoje queria-vos falar da anatomia de uma boa tarefa.
Uma tarefa deve ter um tema ou um assunto ou um ângulo que identifique a tarefa. Por vezes numa tarefa simples, como a compra de ovos, isso é o suficiente. Mas para tarefas mais complexas é necessário então um texto acompanhante, uma descrição com contexto.
Pode ser apropriado explicar o que se deve fazer ou qual o resultado esperado, especialmente se está a atribuir a tarefa a alguém.
Se a tarefa então não é sua, deve atribui-la a alguém específico. Se ninguém for designado a essa tarefa, é pouco provável que ela comece certo?
Por outro lado também queremos que as tarefas acabem, por isso também é importante colocar uma data final. Pode ser um deadline, uma data estimada ou pelo menos uma data em que temos que ter algum feedback sobre essa tarefa. Alguns sistemas também permitem colocar uma data de começo, no caso em que é interessante agendar tarefas futuras.
Alguns softwares permitem que as tarefas tenham níveis de prioridade, isso pode ser importante para diferenciar o trigo do joio da imensidão de tarefas, que nem sempre são tão importantes quanto isso.
No nosso caso específico em que lidamos com muitas tarefas que podem ter âmbitos bem diferentes do tempo atribuído a elas, é bom um sistema de tarefas que permita definir o tempo esperado ou estimado. Não só serve para ter previsões ou agendamentos das pessoas, mas serve para definir expectativas do tempo que deve ser gasto naquela tarefa.
Por exemplo, a tarefa pode ser fazer um esboço de um logotipo. Sem muito contexto o colega pode demorar 10h, 20h, 30h, etc. Se eu definir uma expectativa, ele já sabe que há ali um soft-limit.
A acompanhar o tempo de vida de uma tarefa, é bom poder ter um histórico de todas as intervenções e de quem fez o quê, principalmente em situações em que há vários intervenientes na mesma tarefa e também a possibilidade de anexar documentação à tarefa, como documentos, imagens ou vídeos.
E por último é bomque haja um sistema de notificações para os intervenientes saberem das novidades e assim todos estarem dentro do “loop”.
O que acha, costuma usar estes elementos quando atribuí tarefas a alguém?
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